Die Schadenbearbeitung der Kleinstschäden verschlingt den größten Teil der Arbeitszeit innerhalb des Instandhaltungsprozesses, weil gerade dieser Teilprozess nicht ausreichend mit Software unterstützt wird. Die meisten wohnungswirtschaftlichen Softwaresysteme sind nicht auf technische Bewirtschaftungsprozesse fokussiert. „Kopf und Zettel“ ergänzen die vorhandene Medienvielfalt.

Aus der Schadensmeldung wird ein Auftrag. Aufträge können komplett abgewickelt werden: von der Einholung von Angeboten, über die Auftragsvergabe, Kommunikation im Auftrag, Rechnungslegung und -prüfung, Erfassung von Gewährleistungsvereinbarungen, bis zum Abschluss eines Auftrages und der abschließenden Archivierung. Alle Daten können jederzeit abgerufen und nach eigenen Kriterien analysiert werden

Schadensbearbeitung im Wohnungsunternehmen ist also mehr als der „tropfende Wasserhahn“?! Es ist der Teilprozess der mehr als 40 Fragezeichen!

BTS-PiT "beantwortet" nahezu alle Fragen durch einmalige Voreinstellungen

Manuelle Eingaben für die Erstellung der Schadensmeldung sind lediglich:

  • Mietername
  • Schadensbeschreibung

Manuelle Eingaben für die Auftragserteilung sind:

  • Handwerkerauswahl oder Hausmeister
  • Schätzkosten
  • Terminwunsch

BTS-PiT generiert bzw. unterstützt für das Wohnungsunternehmen:

  • Einen Auftrag mit Rapportzettel
  • Die online Beauftragung
  • Faxbeauftragung
  • E-mail oder SMS Beauftragung
  • Mieter- und Objektdaten
  • Die Rollen- und Rechtekonzepte
  • Die Fristeinhaltung
  • Die Vorkontierung
  • Die Gewährleistungssituation mittels integriertem Vertragsmanagement System
  • Die Handwerkerauswahl bei Verkehrssicherungspflichten
  • Die Bestandsänderung der Wirtschaftseinheit
  • Die Rechnungsprüfung mit oder ohne Zufallsgenerator
  • Die Budgetveränderung im Wohnungsunternehmen

BTS-PiT unterstützt den Handwerker bei der:

  • Kalkulation
  • Rechnungsstellung
  • Trennung von Lohn- und Materialanteil im Sinne des § 35a EStG (haushaltsnahe Dienstleistungen)

Alle Module sind miteinander vernetzt und so integriert, dass der Anwender nur dem Prozess folgt und nicht in den Modulen „springen“ muss.

Module

Erfassung der Schadensmeldung und Auftragserteilung

Schadensmeldungen müssen erfasst werden:

  • Wer erfasst?
  • Wie wird erfasst?
  • Wer leitet weiter?
  • Wer beauftragt?

Der Auftrag wird erteilt:

  • Intern oder extern?
  • An wen?
  • Wer darf beauftragen?
  • Handwerker bestätigt nicht – alternativer Handwerker?
  • Fristen eingehalten?
  • Mieter nicht da – wo ist der Schlüssel?
  • Mieter reklamieren
  • Liegt Gewährleistung vor?
  • Ein Versicherungsschaden?
  • Ein Schaden gemäß Verkehrssicherung?
  • Braucht man Handwerker mehrerer Gewerke?

Rechnungseingang, Fakturierung und Kontierung

Rechnung geht ein:

  • Wer kontrolliert?
  • Wer gibt frei?
  • Wie wird kontiert?

Fakturierung:

  • Rückfragen der Buchhaltung?
  • Skonto?

Kontierung:

  • Welche Kostenstelle?
  • Mieteranteil?
  • Versicherungsfall?
  • Auf Wirtschaftseinheit, Objekt oder Wohnung?

Betriebswirtschaft und Controlling

  • Wie werden noch offene Rechnungen budgetmäßig berücksichtigt?
  • Budgetierung ändern?
  • Budgetierung nicht ändern weil Versicherungsschaden?
  • Verkehrssicherungszyklus neu einstellen?
  • Bestandsdaten ändern? Neue Therme versus alte Therme